Giao tiếp có vai trò gì?
Giao tiếp là một trong những phương tiện, công cụ quan trọng giúp người quản lý thực hiện được mục tiêu quản lý. Hoạt động quản lý diễn ra trên nền của giao tiếp nên muốn hoạt động quản lý diễn ra thuận lợi, nhà quản lý cần sử dụng phương tiện, công cụ này một cách hiệu quả nhất bằng cách đảm bảo một số quy tắc giao tiếp cơ bản. Tư vấn An Nam xin chia sẻ tới bạn đọc bài viết một số quy tắc giao tiếp trong quản lý.
Chia sẻ của An Nam
Giao tiếp là hoạt động cơ bản, không thể thiếu trong công tác quản lý. Nhà quản lý có thể thực hiện hiệu quả hoạt động của mình chỉ khi hiểu được cấp dưới và giao tiếp là phương tiện để có được điều này. Giao tiếp có vai trò rất lớn trong công tác quản lý nhưng nó cũng chịu tác động của nhiều yếu tố gây ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động, đặc biệt ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý. Chính vì vậy khi thực hiện hoạt động giao tiếp trong quản lý, nhà quản lý cần chú ý thực hiện một số quy tắc sau:
1. Xác định rõ ràng, cụ thể mục đích giao tiếp
Mục đích hướng tới của nhà quản lý là giải quyết các công việc quản lý của mình, vì vậy khi giao tiếp, nhà quản lý cũng cần chủ động dẫn dắt nhân viên hướng vào việc thực hiện mục đích này.
Ví dụ như mục đích của nhà quản lý đang hướng tới là phổ biến công việc thì phải nêu rõ nội dung cần phổ biến, giải thích rõ ràng, sau đó chốt lại vấn đề chính. Cần tập trung hướng hoạt động giao tiếp tới mục đích của việc quản lý, biến nó thành mục đích giao tiếp.
2. Bình tĩnh khi xử lý sự phản kháng, chống đối
Khi gặp sự phản kháng, chống đối từ nhân viên của mình, nhà quản lý tốt nhất nên thu hẹp sự chống đối lại rồi từ từ cải biến đối phương.
Nếu người chống đối là cấp dưới tin cẩn, có năng lực thì có thể thành tâm trao đổi, cùng tìm ra lối thoát.
Nếu người chống đối theo một âm mưu nhất định thì có thể dũng cảm đối thoại, sớm giải quyết sự đối kháng.
3. Không giao tiếp bằng sự định kiến
Người quản lý cần đề cao ưu điểm, có thái độ đúng đắn với khuyết điểm, tích cực khuyến khích sự tiến bộ, khơi dậy lòng hăng hái, nhiệt tình, ý thức trách nhiệm… của cấp dưới.
Cần đối xử công bằng, không định kiến, quan tâm tới cấp dưới làm cho họ tin tưởng ở nhà quản lý. Tạo điều kiện cho cấp dưới sửa chữa sai lầm, tạo điều kiện để họ có môi trường làm việc thân thiện.
HOTLINE tư vấn Tâm lý – Tình yêu – Hôn nhân gia đình trực tuyến 24/7: 0904030189
4. Duy trì trạng thái cân bằng tâm lý
Lao động quản lý là lao động phức tạp nên nhà quản lý rất dễ có cảm giác mệt mỏi, lo âu, giận dữ, hồi hộp, đơn độc… Khi đó, để loại bỏ những cảm giác này, nhà quản lý cần thường xuyên rèn luyện, luyện tập sức lực, tinh thần, tránh căng thẳng nội tâm.
Bên cạnh đó cũng cần chú ý tới trạng thái tâm lý của nhân viên, tạo không khí làm việc tích cực nhưng không áp lực bằng cách khen thưởng, sử dụng giao tiếp để khích lệ, động viên và có chế độ nghi ngơi khoa học. Khi có trạng thái tâm lý tích cực, hiệu quả công việc cũng được nâng cao.
5. Một số lưu ý khi giao tiếp trong quản lý
Nhà quản lý không nên hứa những điều chưa thể hoặc không thể thực hiện được.
Nếu nhà quản lý có sai lầm thì nên nhận lỗi trước, không che giấu, thanh minh.
Không đồng tình với những lời nói xấu, bới móc người khác.
Không nói xấu cấp dưới trước mặt mọi người khi cấp dưới vắng mặt.
Sự vui vẻ hài hước trong giao tiếp, kể cả trong những cuộc giao tiếp nghiêm túc sẽ làm cuộc giao tiếp sinh động, giảm bớt căng thẳng, phá tan bầu không khí tâm lý năng nề, làm tăng hiệu quả giao tiếp.
